Z początkiem każdego tygodnia pojawiają się nowe zadania i piętrzą rozpoczęte wcześniej. Czasami możemy mieć poczucie przytłoczenia i braku kontroli. Taki stan co jakiś czas pojawia się u każdego z nas. Nastrój się obniża, mamy mniej energii, brakuje nam entuzjazmu i zapału do działania. Takie chwile mimo, że mogą być niekomfortowe, a może nawet trudne, są jednak bardzo ważne. Stanowią istotny sygnał, że potrzebujemy się zatrzymać, by zadać sobie pytania: O co chodzi? Dlaczego czuję się tak, jak się czuję? Co mnie przytłacza i dlaczego? Co mogę z tym zrobić?
Przyczyna, którą odkrywamy na ogół jest prozaiczna – mnóstwo obowiązków, presja czasu, jego notoryczny brak i poczucie powinności.

Jak uporać się z nadmiarem obowiązków?
Chcąc uporać się z nadmiarem zadań i obowiązków, konieczne jest wykonanie na początek trzech kroków.
1. Zrób listę zadań i obowiązków, tak długą, jak jest to możliwe. Poświęć na to tyle czasu, ile potrzebujesz. Zapisz w niej wszystko to, co masz do zrobienia dzisiaj, jutro, w przyszłym tygodniu, a także za miesiąc, czy za pół roku;
2. Zweryfikuj poszczególne zadania pod kątem ważności i pilności. Określ priorytety. Bardzo często zajmujemy się czymś, co nie jest ważne, a jest jedynie pilne. Być może wykonujemy zadania, które mógłby realizować z powodzeniem ktoś inny. Być może chcemy wykonać zadnia, które należy zwyczajnie porzucić.
Zadania i obowiązki, które są ważne a nie pilne wymagają realizacji w pierwszej kolejności i to im poświęć swój czas oraz uwagę. Określ terminy ich realizacji, jeśli ich jeszcze nie mają, zaplanuj ich realizację i wpisz do kalendarza.
3. Przystąp do działania i pracuj w skupieniu, unikając rozpraszania się. Podczas pracy koniecznie zadbaj o swoją koncentrację, by maksymalnie wykorzystać swój czas i energię.

Jakie znaczenie ma koncentracja i jaka jest jej istota?
Pełna koncentracja na zadaniu jest na wagę złota, gdy mamy dużo obowiązków, gdy chcemy uporać się z nimi na czas. Koncentracja i dekoncentracja to nawyki, które wypracowujemy wskutek samodyscypliny (nawyk koncentracji) albo braku dyscypliny (trudności z koncentracją).
Pełna koncentracja sprawia, że zadania wykonujemy szybko i sprawnie. Jeśli coś wytrąci nas ze stanu pełnego skupienia, choćby na ułamek sekundy (dźwięk nadejścia maila) to powrót do poprzedniego poziomu uwagi jest dwukrotnie trudniejszy niż za pierwszym razem. Natomiast jeśli przerwiemy pracę choćby na 1-2 minuty (kolega zapytał: „Gdzie są nożyczki?, a Ty mu wytłumaczyłeś”) to powrót do poprzedniego stanu umysłu trwa jeszcze dłużej.
Przerwanie pracy na kilka, bądź kilkanaście minut mocno lub całkiem nas dekoncentruje i może sprawić, że porzucimy wykonywane zadanie, przełożymy w czasie, wykonamy je gorzej niż w stanie pełnej koncentracji, umkną nam pomysły, które na ułamki sekund pojawiają się w naszych myślach.
Wrogiem koncentracji na zadaniu są złodzieje czasu. To z ich powodu zadanie zamiast wykonać w 20 minut, realizujemy przez pół dnia.
Jeśli uważnie poobserwujemy swój sposób pracy, wykorzystanie czasu przeznaczonego na pracę to zidentyfikujemy mnóstwo pożeraczy czasu, które zabierają nam także energię w rezultacie prowadząc do tego, że na koniec dnia jesteśmy z siebie średnio zadowoleni.
Ochrona przed zakłóceniami ze strony innych i przed sobą samym gwarantuje wydajną i skuteczną pracę. Przed złodziejami czasu i dekoncentracją możemy chronić samych siebie, bo na swoje zachowanie mamy największy wpływ. Trudniej jest chronić siebie przed innymi osobami, które nam przeszkadzają w pracy, często czyniąc to zupełnie nieświadomie.

Jak chronić siebie przed sobą samym, by zachować pełną koncentrację?
Tutaj w sukurs przychodzi nam tendencja mózgu do zaangażowania. Mózg funkcjonuje w ten sposób, że gdy zaczynamy coś robić to się w to angażujemy, mówiąc potocznie „wciągamy się” i bywa, że jest nam nawet trudno przestać. Oznacza to, że jeśli mamy trudne zadanie do wykonania lub takie, którego nie lubimy to potrzebujemy świadomie realizację zadania rozpocząć, czyli zmusić się, pokonując swój opór i niechęć. Dalej mózg poprowadzi nas sam.

W chwili, gdy już zaczniemy pracować zadbajmy o to, aby ów stan zaangażowania i koncentracji utrzymał się możliwie jak najdłużej. Sposobów jest wiele i każdy, który jest skuteczny jest dobry. Oto niektóre z nich:
1. Wycisz dźwięk nadejścia połączenia telefonicznego, smsa, maila i wszelkich używanych komunikatorów.
2. Gdy poszukujesz informacji w sieci – skup się na jej szukaniu, unikaj zaglądania na inne strony, nie związane z tematem, a które Cię zaintrygują. Obiecaj sobie, że zrobisz to podczas przerwy.
3. Gdy masz ochotę porzucić zadanie, bo jakoś Ci „nie idzie” mimo to pozostań na miejscu i pracuj.
4. Odpowiadaj na maile 2-3 razy w ciągu dnia, o tej samej porze – jeśli to możliwe.
5. Pracuj intensywnie 45-90 minut, a potem zrób przerwę.

Jak chronić swoją koncentrację przed współpracownikami?
Zanim zaczniemy chronić siebie przed zakłóceniami w pracy, których źródłem są zachowania innych, potrzebujemy utwierdzić siebie w przekonaniu, że mamy prawo do własnego czasu, do własnej przestrzeni nawet, gdy ktoś w danej chwili nas potrzebuje. Oto, co między innymi możesz zrobić:
1. Poinformuj innych o tym, że potrzebujesz czasu dla siebie, powiedz na przykład: „Teraz potrzebuję się skupić. Będę do waszej dyspozycji za 45 minut”;
2. Jeśli to możliwe, zamknij drzwi i odizoluj się;
3. Ustal inny niewerbalny sygnał informujący innych, że właśnie pracujesz i potrzebujesz spokoju. Może to być tabliczka z napisem „Proszę nie przeszkadzać. Potrzebuję się skupić” lub jakakolwiek inna forma komunikatu etc.
4. Jeśli przeszkadza Ci hałas – korzystaj ze słuchawek lub stoperów do uszu
5. Jeśli w koncentracji pomaga Ci muzyka – załóż słuchawki i słuchaj jej.
6. Unikaj jak ognia firmowych nudziarzy, którzy szukają okazji, aby wdać się z kimś w pogaduszki na tematy mało ważne.
7. Pracę rozpoczynaj od pracy zamiast od wyjścia na papierosa lub porannej kawy w firmowej kuchni. Czas tutaj biegnie bardzo szybko i nim się obejrzysz minie godzina.

Efektywna praca w dużej mierze zależy od kultury organizacji. Są firmy w których komunikaty pracowników o tym, że pracują i nie chcą, by im przeszkadzano traktowane są w sposób naturalny, nikogo nie dziwią i nikt nie czuje się dotknięty tym, że kolega zamknął się w pokoju i nie chce z nikim teraz rozmawiać.
Dbajmy o nasz czas, bo tylko my możemy to zrobić.

Efektywnie wykorzystanego czasu Wam życzę.