W latach 90-tych posiadanie telefonu komórkowego wskazywało na osobę o wysokim statusie społecznym i zawodowym, gdyż niewiele osób mogło pozwolić sobie na taki gadżet. Telefon komórkowy plasował biznesmena bardzo wysoko. Podczas spotkań wręcz do dobrego tonu należało położyć telefon komórkowy na stole w restauracji i prowadzić rozmowy telefoniczne w obecności klienta. Klient nabierał przekonania, że oto spotkał się z kimś wyjątkowym, z kimś komu pisany jest sukces. Zabiegał więc o współpracę, by tego sukcesu także doświadczyć. Obecnie etykieta telefoniczna dotycząca telefonu komórkowego jest diametralnie inna.

Główne zasady etykiety telefonicznej

Obecnie bezustanny kontakt z telefonem komórkowym poprzez trzymanie go bez przerwy w ręce, przypinanie do paska, do ucha, noszenie na smyczy wskazuje na osobę o niskim statusie zawodowym, czyli osobę, która musi być dostępna 24 godziny na dobę. Osoby o wyższym statusie same decydują o swojej dostępności.

Główna zasada etykiety telefonicznej wymaga schowania telefonu komórkowego, wyciszenia dźwięku i korzystania z niego wówczas, gdy możemy się nim zająć. Telefon komórkowy jest gadżetem osobistym – oznacza to, że tylko jego posiadacz wie, że ktoś do niego telefonuje i tylko on wie, że otrzymuje wiadomość.

Naruszenie etykiety telefonicznej to:

• Głośne prowadzenie rozmowy przez telefon w miejscu publicznym – w sklepie, pociągu, restauracji itp.
• Głośno dzwoniący telefon w miejscach publicznych – w sklepie, tramwaju, pociągu, autobusie, kinie, Kościele itp.
• Odbieranie telefonu podczas rozmowy face to face.
• Czytanie i pisanie smsów podczas rozmowy face to face.
• Wychodzenie ze spotkania z telefonem przy uchu.
• Głośno dzwoniący telefon podczas spotkania, rozmowy służbowej, podczas wizyty u lekarza itp.

 Etykieta odbierania telefonu komórkowego
W sferze zawodowej  w sytuacji, gdy wyświetlający się numer telefonu jest nam nieznany wówczas należy przedstawić się, podając swoje imię i nazwisko. Etykieta wymaga podania pełnego imienia i nazwiska. Możemy dodać Dzień dobry, jednak nie jest to absolutnie konieczne.

Jeśli identyfikujemy dzwoniącego, należy go powitać, np. Dzień dobry panie Tomaszu/pani Kowalska/panie prezesie. 

Odebranie telefonu służbowego i powitanie dzwoniącego w stylu: Słucham lub Halo lub Sekretariat, słucham jest nieprofesjonalne i sprzeczne z etykietą. Negatywnie rzutuje na wizerunek firmy, urzędu, instytucji. Formy powitania przez telefon zmieniały się na przestrzeni lat i przeobraziły z formy rozbudowanej do diametralnie krótkiej, dynamicznej lecz komunikatywnej i uprzejmej.

Gdy nie możemy odebrać telefonu…

Nie odbieramy! To my decydujemy o tym, kiedy telefon odbierzemy. Zgodnie z etykietą, dzwoniący telefon jest mniej ważny od:

• Człowieka, z którym właśnie rozmawiamy (odebranie telefonu=wyraz braku szacunku dla osoby, która jest przed nami).
• Dziecka, które nam coś opowiada (odebranie telefonu to przekaz dla dziecka, że jest mniej ważne niż telefon).
• Posiłku, który właśnie zaczęliśmy spożywać (odebranie telefonu=brak szacunku dla samego siebie).
• Posiłku spożywanego w towarzystwie, szczególnie osób najbliższych (odebranie telefonu=brak szacunku dla ludzi przy stole).

Słowo Przepraszam niczego nie załatwia. My decydujemy o tym, czy odbierzemy telefon czy  go wyciszymy. Tylko my decydujemy o tym, kto nami rządzi – my sami sobą, czy telefon?

Inaczej mówiąc:

• Rozmówca, który jest przed nami jest ważniejszy niż dzwoniący telefon.
• Rozmowa z dzieckiem w domu jest ważniejsze niż dzwoniący telefon.
• Spożywany posiłek jest ważniejszy niż dzwoniący telefon.
• Spokojne dokonanie płatności przy kasie jest ważniejsze niż dzwoniący telefon.

Naruszeniem etykiety telefonicznej jest odebranie telefonu i zakomunikowanie dzwoniącemu: Nie mogę teraz rozmawiać, zadzwoń/zadzwonię później.

 Czy i kiedy powinniśmy oddzwaniać?

Oddzwanianie jest wyrazem szacunku dla dzwoniącego. Robimy to w czasie dla nas dogodnym. Oddzwaniając, wystarczy powiedzieć: Dzień dobry, tu Ewa Nowak. Oddzwaniam. Absolutnie nie jest konieczne tłumaczenie się i wyjaśnianie, dlaczego byliśmy niedostępni, gdy nasz rozmówca próbował do nas się dodzwonić.

 A jeśli ktoś do nas oddzwania…

 Wówczas wskazane jest podziękowanie za okazaną nam grzeczność.

 Jak długo czekać na połączenie?

Czekamy do 5-6 sygnałów – nie dłużej. Przy braku połączenia czekamy na oddzwonienie. Nietaktem jest wielokrotne telefonowanie do kogoś, raz za razem lub w odstępach kilkuminutowych. Ponownie możemy się kontaktować za ok. 2 godziny/po południu/następnego dnia.

 Jak długo może trwać rozmowa telefoniczna?

Rozmowa przez telefon komórkowy powinna trwać kilka minut. Jest to wyraz szacunku dla czasu rozmówcy. Należy unikać prowadzenia długich rozmów przez telefon komórkowy, chyba że byliśmy umówieni na dłuższą rozmowę telefoniczną.

Co zrobić w przypadku przerwanego połączenia?

Rozmowę ponownie nawiązuje ten, kto telefonował.

Kto kończy rozmowę telefoniczną?

Rozmowę kończy ten, kto telefonuje. Do dobrego tonu jest zakończenie jej słowami: Życzę miłego dnia/Do usłyszenia/Pozdrawiam.

Mam świadomość, że to jedynie główne zasady etykiety telefonicznej oraz, że to o czym piszę jest tak oczywiste, że w ogóle nie powinno się o tym pisać, lecz mimo to zdecydowałam się napisać, bo codzienność często wydaje się zaprzeczać istnieniu zasad etykiety. Uprzejmość, grzeczność, szacunek dla tych, którzy są wokół nas czyni z nas cywilizowanych ludzi.

Dobrego czasu w otoczeniu ludzi przestrzegających zasad etykiety telefonicznej Wam życzę.